Tính năng nâng cao trên Chatbox đa kênh

Mục đích

Ngoài chat trực tiếp, Chatbox đa kênh còn hỗ trợ 3 tính năng giúp bạn chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn: lưu trữ file/hình ảnh dùng chung, đặt nhắc hẹn theo dõi khách hàng, và soạn sẵn tin nhắn mẫu để trả lời nhanh.

Điều kiện

• Tài khoản có quyền truy cập màn hình "Chat đa kênh". Xem điều kiện đầy đủ tại Chăm sóc khách hàng qua Chatbox đa kênh.

1. Kho tài liệu

Kho tài liệu là nơi quản lý file/hình ảnh dùng chung để gửi nhanh cho khách hàng trong lúc chat.

Tải lên và quản lý file

Bước 1: Click "Kho tài liệu" trên thanh menu của màn hình chat.

Bước 2: Chọn "Tải lên file", tải file/hình ảnh từ thiết bị lên.

Lưu ý: Hệ thống chỉ hỗ trợ file dung lượng tối đa 2MB, định dạng .jpg, .jpeg, .png, .gif, .pdf, .doc, .docx, .xlsx.

Đổi tên: Chọn thêm tại file → "Đổi tên file" → nhập tên mới → "Đổi tên".

Di chuyển: Chọn thêm tại file → "Di chuyển đến" → rê chuột vào thư mục đích → chọn biểu tượng chuyển đến → "Xác nhận".

Tìm kiếm & lọc: Nhập tên file vào ô tìm kiếm, hoặc chuyển chế độ xem: Xem tất cả / Xem hình ảnh / Xem file.

Hành động hàng loạt: Chọn từ 2 file trở lên, hệ thống hiển thị các hành động di chuyển hoặc xóa nhiều file cùng lúc ở góc phải màn hình.

Thêm ảnh từ Sản phẩm: Chọn "Thêm ảnh từ Sản phẩm", tìm và chọn sản phẩm cần lấy ảnh, hệ thống tự động tải ảnh sản phẩm vào Kho tài liệu.

Quản lý thư mục

Mỗi người dùng có một thư mục mặc định (không xóa/di chuyển được). Bạn có thể tạo thêm thư mục hoặc thư mục con để phân loại:

• Tạo thư mục mới: Chọn dấu "+" ở mục Quản lý thư mục, đặt tên rồi nhấn Enter.
• Sửa/Sắp xếp: Nhấn vào thêm tại thư mục để sửa tên, hoặc rê giữ và kéo thả để sắp xếp vị trí.
• Tạo thư mục con: Nhấn vào thêm tại thư mục → "Tạo thư mục con".
• Xóa thư mục: Nhấn vào thêm tại thư mục → "Xóa thư mục" → xác nhận.

Lưu ý: Khi xóa thư mục, toàn bộ file và thư mục con bên trong cũng bị xóa. Di chuyển dữ liệu cần giữ sang thư mục khác trước khi xóa.

2. Thiết lập nhắc hẹn

Tính năng giúp bạn không bỏ sót việc cần theo dõi với khách hàng sau cuộc chat.

Bước 1: Tại hội thoại cần đặt nhắc hẹn, chọn tính năng nhắc hẹn ở dưới ô nhập tin nhắn.

Bước 2: Chọn "Tạo nhắc hẹn mới".

Bước 3: Nhập nội dung nhắc hẹn, hoặc chọn nhanh nội dung được hệ thống đề xuất.

Bước 4: Thiết lập thời gian nhắc hẹn — chọn mốc thời gian đề xuất hoặc tùy chỉnh ngày giờ.

Bước 5: Chọn "Lưu" để tạo nhắc hẹn.

Hội thoại có nhắc hẹn sẽ hiển thị biểu tượng đồng hồ. Khi đến giờ, biểu tượng chuyển màu đỏ và hệ thống gửi thông báo đến người phụ trách. Bạn có thể xóa từng nhắc hẹn đã qua (chọn "x") hoặc "Bỏ qua tất cả" để xóa nhiều nhắc hẹn quá hạn cùng lúc.

3. Thiết lập tin nhắn mẫu

Quản lý các câu trả lời mẫu kèm tài liệu/hình ảnh để trả lời khách hàng nhanh chóng, gọi ra bằng cú pháp / trong ô chat.

Tạo tin nhắn mẫu

Bước 1: Chọn tính năng "Trả lời nhanh" ở dưới ô nhập tin nhắn.

Bước 2: Tại tab "Tin nhắn mẫu", chọn "Tạo mới".

Bước 3: Nhập thông tin và nội dung tin nhắn mẫu.

Các trường thông tin:

Chỉnh sửa và xóa tin nhắn mẫu

Chọn "Trả lời nhanh" → chọn biểu tượng "Chỉnh sửa" hoặc "Xóa" tại mẫu tin tương ứng, sau đó lưu thay đổi hoặc xác nhận xóa.

Kết quả mong đợi

• File/hình ảnh dùng chung được tổ chức gọn gàng theo thư mục, gửi khách hàng chỉ trong vài giây.
• Không bỏ sót việc cần theo dõi với khách hàng nhờ nhắc hẹn tự động thông báo đúng giờ.
• Tốc độ phản hồi khách hàng được rút ngắn nhờ tin nhắn mẫu soạn sẵn.

Xử lý lỗi