Quy tắc đồng bộ dữ liệu KH
Hướng dẫn cấu hình quy tắc đồng bộ dữ liệu khách hàng từ các kênh thứ 3 (Facebook, Landing page, Zalo, Website...) về đúng module CRM, phân bổ người phụ trách và tự động tạo ticket.
Quy tắc đồng bộ dữ liệu KH
Hệ thống CRM tích hợp với nhiều kênh thứ 3 (Facebook, Landing page, Zalo, Website...) để thu thập dữ liệu khách hàng. "Quy tắc đồng bộ" là nơi bạn cấu hình việc đổ dữ liệu khách hàng từ các kênh này về đúng module CRM và chuyển đổi thông tin một cách nhất quán, tránh trùng lặp dữ liệu.
Điều kiện
- Tài khoản của bạn có quyền Admin (quản trị hệ thống).
- Đã xác định module CRM sẽ nhận dữ liệu (Lead, Data Thô...) và người phụ trách xử lý dữ liệu đổ về từ kênh thứ 3.
Các bước thực hiện
- Bạn → Truy cập "Cấu hình hệ thống".
- Bạn → Tại menu bên trái, chọn nhóm "KHO DỮ LIỆU" → Chọn "Quy tắc đồng bộ".
- Bạn → Thiết lập các thông tin trong màn hình cấu hình, gồm 3 tab: Tổng quan, Phân bổ khách hàng cho người phụ trách, Cấu hình tạo ticket tự động.
| # | Thiết lập | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| 1 | Nếu thông tin khách hàng từ kênh 3 có | Điều kiện khách hàng cung cấp thông tin: email, số điện thoại, hoặc cả hai |
| 2 | Nếu thỏa điều kiện (1) và chưa tồn tại trên CRM thì | Module CRM sẽ nhận dữ liệu khách hàng từ kênh thứ 3 (ví dụ: Lead) |
| 3 | Nếu không thỏa điều kiện (1) và chưa tồn tại trên CRM thì | Có lưu trữ khách hàng chưa cung cấp email/phone vào CRM không, và lưu vào đâu (Data Thô, Lead, hoặc bỏ qua) |
| 4 | Khi cập nhật dữ liệu, nếu dữ liệu thỏa điều kiện (1) thì | Mapping lại thông tin khách hàng khi dữ liệu đang lưu trữ trước đó khác với dữ liệu mới đổ về |
| 5 | Khi thông tin khách hàng từ kênh thứ 3 đổ về và bị trùng với dữ liệu trên hệ thống thì | Ghi đè (lấy dữ liệu mới đè lên dữ liệu cũ) hoặc Bỏ qua (tạo mới không quan tâm trùng lặp) |
Ví dụ: khách hàng có thể cung cấp thông tin qua email hoặc số điện thoại.
Lưu ý (mục 2): Điều kiện chỉ áp dụng khi số điện thoại/email khách hàng cung cấp chưa tồn tại ở module bạn quy định. Nếu trùng với dữ liệu đã có, hệ thống xử lý theo thiết lập ở mục 5.
> Ví dụ (mục 4): Khách hàng Nguyễn Văn A có số điện thoại 0123456789 đang lưu ở module Data Thô. Cấu hình đồng bộ quy định "nếu có số điện thoại hoặc email thì đồng bộ về Lead". Khi Nguyễn Văn A tương tác qua fanpage và cung cấp lại số điện thoại này, hệ thống tự động đồng bộ về Lead, đồng thời chuyển trạng thái Data Thô sang "đã chuyển đổi" và liên kết với Lead vừa tạo.
> Gợi ý: Với khách hàng submit từ kênh thứ 3 nhưng chưa cung cấp số điện thoại/email, nên lưu vào module Data Thô (mục 3). Nên chọn "Ghi đè" ở mục 5 để tránh trùng lặp dữ liệu khách hàng.
Tab Phân bổ khách hàng cho người phụ trách:
Quy định khách hàng đổ về từ kênh thứ 3 sẽ được giao cho ai.
| # | Thiết lập | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| 1 | Danh sách người phụ trách | Nhập các User sẽ được gán phụ trách khi có khách hàng từ kênh thứ 3 đổ về |
| 2 | Hình thức chia xoay vòng (mặc định) | Khách hàng thứ nhất chia cho User đầu danh sách, thứ hai cho User kế tiếp, lần lượt tới User cuối rồi quay vòng lại từ đầu |
Quy định khách hàng submit từ kênh thứ 3 về CRM có tự động tạo ticket tương ứng hay không, để bộ phận CSKH phân bổ xử lý.
Các kênh có thể tạo ticket tương ứng: Landing page/Webform, Zalo OA, Zalo Ads Form, và khi khách hàng hoàn thành kịch bản Chatbot.
- Bạn → Sau khi cấu hình xong cả 3 tab, nhấn "Lưu" để áp dụng.
Kết quả mong đợi
- Dữ liệu khách hàng từ các kênh thứ 3 tự động đổ về đúng module CRM theo cấu hình.
- Khách hàng trùng lặp được xử lý theo quy tắc Ghi đè/Bỏ qua đã thiết lập, tránh tạo bản ghi trùng.
- Khách hàng mới được tự động phân bổ cho người phụ trách theo cơ chế xoay vòng.
- Ticket được tự động tạo tương ứng với các kênh đã cấu hình, sẵn sàng cho bộ phận CSKH xử lý.
Xử lý lỗi
| Lỗi | Nguyên nhân | Cách khắc phục |
|---|---|---|
| Khách hàng bị tạo trùng nhiều bản ghi trên cùng module | Mục 5 (Tab Tổng quan) đang chọn "Bỏ qua" thay vì "Ghi đè" | Vào lại Quy tắc đồng bộ, đổi thiết lập mục 5 sang "Ghi đè" |
| Khách hàng không được tự động chuyển từ Data Thô sang Lead dù đã cung cấp đủ thông tin | Điều kiện ở mục 1 (email/phone) chưa khớp với dữ liệu khách hàng cung cấp | Kiểm tra lại điều kiện mục 1 và dữ liệu thực tế khách hàng đã nhập trên kênh thứ 3 |
| Ticket không được tạo tự động khi khách hàng submit từ kênh thứ 3 | Kênh đó chưa được bật trong Tab cấu hình tạo ticket tự động | Vào lại tab này, bật kênh tương ứng và lưu lại |
Bài viết có hữu ích cho bạn không?