GỬI ZALO OA (MIỄN PHÍ)
A. GIỚI THIỆU
Hiện nay, Zalo là một trong những công cụ nhắn tin hàng đầu được người Việt tin dùng nhất. Vì vậy, sử dụng Zalo để gửi tin sẽ giúp bạn dễ dàng tiếp cận khách hàng, tạo ra các cuộc tương tác 1:1 để gửi các thông điệp chăm sóc, bán hàng đến họ.
So với gửi tin nhắn từ các phần mềm SMS Brandname khác, việc gửi tin nhắn hàng loạt trên Zalo OA tiêu tốn một lượng chi phí thấp hơn hẳn và nhiều lợi ích khác.
Hiện nay Zalo có 3 hình thức gửi tin miễn phí tới khách hàng đó là:
- Tin truyền thông cá nhân.
- Tin truyền thông broadcast.
- Tin nhắn phản hồi khi KH nhắn tin tới Zalo OA.
Với tin truyền thông, theo chính sách mới nhất từ Zalo (Cập nhật ngày 01/02/2024) đối với Zalo OA đăng ký gói trả phí (Nâng cao, Premium) thì bạn được gửi tối đa 4 tin nhắn truyền thông thông tới Khách hàng đang quan tâm Zalo OA của bạn.
Tham khảo các loại tin miễn phí tại đây.
I. Tin nhắn truyền thông cá nhân
Là giải pháp cho phép tài khoản Zalo OA gửi tin nhắn chủ động (Gửi một, nhiều hoặc theo chiến dịch) đến khách hàng đang quan tâm Zalo OA của bạn.
II. Tin nhắn truyền thông Broadcast (bài viết)
Là giải pháp cho phép tài khoản Zalo OA gửi bài viết chủ động hàng loạt (Theo chiến dịch) đến khách hàng quan tâm Zalo OA của bạn.
Bạn có thể thoải mái tùy chỉnh nội dung tin nhắn và đối tượng nhận tin dựa vào các yếu tố như lọc như: giới tính, độ tuổi, vị trí, nhóm khách hàng tùy chọn,…
III. Tin nhắn phản hồi
Tin nhắn phản hồi là loại tin mà tài khoản Zalo OA được phép sử dụng để phản hồi (Phản hồi khách hàng, hỗ trợ giải đáp về sản phẩm, dịch vụ khi khách hàng yêu cầu) khi khách hàng chủ động nhắn tin đến trang Zalo OA của mình.
Đối tượng nhận tin: Khách hàng đang quan tâm hoặc chưa quan tâm OA.
Điều kiện cần có để gửi tin: Khách hàng có phát sinh tương tác hoặc cho phép tương tác và tương tác cuối của người dùng trong khoảng thời gian 07 ngày.
Hình thức tin: Tự do, bao gồm: văn bản, hình ảnh/GIF, sticker, biểu mẫu yêu cầu thông tin, tập tin.
Tài khoản Zalo OA sẽ được phép sử dụng 8 tin phản hồi miễn phí trong vòng 48h kể từ thời điểm Khách hàng tương tác đến OA. Tại mỗi lần sử dụng, hệ thống sẽ tự động trừ đi số lượng tin đã được cấp. Hạn mức này sẽ được thiết lập lại mỗi khi Khách hàng tương tác mới với OA.
Khi sử dụng hết hạn mức tin phản hồi miễn phí:
– Trong trường hợp OA sử dụng hết 08 tin Tư vấn miễn phí (tin thứ 9 trở đi) hoặc ngoài 48 giờ, mỗi tin Tư vấn tiếp theo sẽ được tính với giá 55đ/tin.
– Hoặc số tin phát sinh sẽ được trừ vào hạn mức miễn phí tin Tư vấn ngoài khung 08 tin trong 48 giờ theo gói OA đã mua.
Nếu bạn sử dụng tính năng Chatbox Zalo của CloudGO, bạn có thể sử dụng và phản hồi tin nhắn tới khách hàng trực tiếp trên CRM mà không cần phải đăng nhập vào tài khoản Zalo OA như trước.
B. CẤU HÌNH
I. Tích hợp Zalo OA – CRM
Để có thể gửi tin nhắn Zalo OA miễn phí (hoặc ZNS) từ CRM thì bạn cần thực hiện cấu hình tích hợp tài khoản Zalo OA với CRM (nếu đã thực hiện tích hợp thì bạn bỏ qua phần này).
- Nếu bạn sử dụng dịch vụ hỗ trợ triển khai hoặc ZNS của CloudGO bạn chỉ cần thêm số điện thoại team triển khai dự án của CloudGO vào làm admin Zalo OA bên bạn, team CloudGO sẽ hỗ trợ setup tích hợp Zalo OA, ZNS vào CRM.
- Nếu bạn không sử dụng dịch vụ triển khai hoặc ZNS của cloudGO, bạn thao tác thực hiện tích hợp Zalo OA vào CRM theo bài hướng dẫn dưới đây.
II. Tích hợp Fanpage Facebook – CRM
Để đồng bộ tin nhắn khách hàng nhắn tin vào Fanpage Facebook về Chatbox trên CRM, bạn tiến hành tích hợp Fanpage (Facebook) – CRM.
Lưu ý: Để thực hiện tích hợp Fanpage – CRM được, Người dùng có quyền quản lý kênh Facebook trên CRM và có quyền Admin trên Fanpage (có quyền Admin, không có quyền Business Manager).
Các bước thực hiện tích hợp như sau:
Bước 1: Kỹ thuật CloudGO cấu hình kết nối.
(Phần này bạn báo CloudGO hỗ trợ thực hiện, sau khi cấu hình xong bạn tiếp tục thực hiện bước 2).
Bước 2: Tại cây menu trên CRM, bạn chọn danh mục “Cấu hình” rồi chọn “Tích hợp MXH”.
Bước 3: Chọn “Kết nối Facebook”.
Lưu ý: Nên đăng nhập vào tài khoản Facebook có quyền admin Fanpage trước khi thực hiện kết nối.
Sau khi tích hợp thành công, bạn có thể thêm các Fanpage khác mà bạn đang quản lý vào CRM.
Sau khi tích hợp thành công, khách hàng chat vào Fanpage cuộc chat sẽ đổ về Chatbox trên CRM và phân bổ cho người tiếp nhận chăm sóc.
III. Cấu hình quản lý
1. Cấu hình Người quản lý kênh Zalo, Facebook
Những người dùng được cấu hình “Quản lý kênh Zalo” “Quản lý kênh Facebook” sẽ có quyền kết nối và cấu hình việc kết nối mạng xã hội trên CRM. Ngoài ra, Người dùng có quyền xem, chat tất cả cuộc chat từ Zalo OA, Fanpage đã tích hợp.
Ở đây thường cấu hình các Người dùng có quyền quản trị hệ thống hoặc Người dùng có vai trò quản lý (ví dụ quản lý Marketing, quản lý Bán hàng, quản lý CSKH,… ). Các bước thực hiện cấu hình như sau:
Bước 1: Truy cập vào “Cấu hình hệ thống” chọn “Quản lý người dùng”.
Bước 2: Tại menu “Quản lý người dùng” chọn mục “Cấu hình người quản lý”.
Bước 3: Thêm Người dùng vào Quản lý kênh Zalo, Facebook. Sau đó click “Lưu”.
Sau khi được cấu hình, Người dùng sẽ được quyền truy cập và thực hiện cấu hình kết nối Zalo OA, Facebook ở đây.
2. Cấu hình Chat Admin (Chatbox)
Cấu hình Chatbox trên CRM, ở phía khách hàng sẽ thực hiện cấu hình Chat Admin (các phần còn lại Kỹ thuật CloudGO sẽ cấu hình), sau khi được cấu hình Chat Admin, Người dùng có quyền xem/phản hồi tất cả các cuộc Chat trong Chatbox.
Để thực hiện cấu hình Chat Admin Người dùng có quyền quản trị thao tác như sau:
Bước 1: Truy cập vào “Cấu hình hệ thống”.
Bước 2: Tại mục “Tích hợp” chọn “Cấu hình Chatbox tập trung”.
Bước 3: Thêm Người dùng vào cấu hình “Chat Admin” Sau đó click “Lưu“.
3. Cấu hình quyền hạn
Cấu hình này bạn có thể thực hiện trước/sau khi tích hợp Zalo OA/Facebook với CRM, tại đây bạn sẽ thiết lập quyền hạn tương tác của Người dùng khi data khách hàng đổ về CRM bao gồm: Quyền Gửi tin nhắn, Quyền gửi bài viết, Phân bổ cuộc chat (Áp dụng với tính năng Chatbox).
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Tại cây menu trên CRM, bạn chọn danh mục “Cấu hình” rồi chọn “Tích hợp MXH”.
Bước 2: Cấu hình chung:
- Cấu hình Quyền hạn: Tại màn hình này, bạn sẽ thực hiện cấu hình quyền hạn cho phép vai trò nào có quyền gửi tin nhắn hoặc gửi bài viết trên Zalo cho khách hàng. Khi cấu hình xong thì user thuộc vai trò đó sẽ có quyền hạn như bạn đã cấu hình.
- Cấu hình phân bổ cuộc chat: Khi khách hàng nhắn tin (Chat) với Zalo OA, Fanpage (Facebook) của bạn, cuộc chat đó sẽ được đồng bộ về Chatbox (hộp chat) trên CRM, hệ thống sẽ tiến hành phân bổ cuộc chat + hồ sơ Khách hàng thô cho Người dùng (User) CRM nào và hình thức phân bổ này như thế nào thì sẽ theo thông tin bạn đã cấu hình ở đây.
Khi khách hàng nhắn tin (Chat) với Zalo OA, Fanpage (Facebook) của bạn, cuộc chat đó sẽ được đồng bộ về Chatbox (hộp chat) trên CRM, hệ thống sẽ tiến hành phân bổ cuộc chat + hồ sơ KH thô cho Người dùng (User) CRM nào và hình thức phân bổ này như thế nào thì sẽ theo thông tin bạn đã cấu hình ở đây.
- Chia đều cho những người dùng này: Phân bổ cuộc chat chia đều xoay vòng cho những người có trong danh sách “Nhân viên trực chat” không quan tâm user đó có “Đang online” hay không.
- Chỉ chia đều cho những người đang online trong nhóm người dùng này: Phân bổ cuộc chat chia đều xoay vòng cho những người có trong danh sách “Nhân viên trực chat” và trong hồ sơ User có set “Đang online” = “Có”
Sau khi thực hiện cấu hình Chung xong bạn nhấn “Lưu”.
4. Cấu hình form thu thập thông tin KH về CRM
Lưu ý: Cấu hình này áp dụng cho tích hợp Zalo OA – CRM.
Khi khách hàng tương tác (Nhấn “Quan tâm”, Nhắn tin,…) với kênh Zalo OA của bạn, hệ thống lấy được duy nhất tên tài khoản Zalo của Khách hàng về module Khách hàng thô.
Vậy để xin thêm các thông tin khác như: Di động, Địa chỉ, Quận/huyện, Tỉnh/TP,…để thuận tiện việc tiếp cận và chăm sóc sâu hơn thì cần cấu hình form thu thập thông tin khách hàng về CRM.
Sau khi cấu hình hệ thống có thể gửi tự động form cho khách hàng khi khách hàng nhấn “Quan tâm” Zalo OA hoặc Người dùng CRM có thể gửi form chủ động cho khách hàng khi khách hàng thô có tương tác với Zalo OA.
a. Chuẩn bị form cấu hình
Trước khi cấu hình phần này, bạn cần chuẩn bị sẵn các thông tin sau:
- Logo đại diện form thu thập thông tin khách hàng: Kích thước 620×390 px.
- Tiêu đề muốn hiển thị trên form: Ví dụ: Kênh OA chính thức của CloudGO CRM.
- Nội dung lời chào: Ví dụ: Chào mừng bạn đến với kênh OA chính thức của CloudGO CRM, nhấn vào đây để gửi yêu cầu hỗ trợ hoặc sử dụng thanh chat bên dưới để tương tác với tư vấn viên bạn nhé.
- URL ảnh nền: Link public logo hình đại diện form thu thập thông tin của bạn, bạn có thể tải ảnh lên website của bạn rồi lấy link hoặc tạo 1 hồ sơ Người liên hệ tượng trưng trên CRM, upload ảnh lên hồ sơ đó rồi lấy link cũng được.
Tải ảnh đại diện form thu thập thông tin khi khách hàng quan tâm OA lên đây:
Sau đó nhấn “Lưu” hồ sơ Người liên hệ rồi copy link hình ảnh.
b. Thực hiện cấu hình
Các bước thực hiện cấu hình form như sau:
Bước 1: Tại cây menu trên CRM, bạn chọn danh mục “Cấu hình” rồi chọn “Tích hợp MXH”.
Bước 2: Tại màn hình “Kết nối Zalo OA”, bạn di chuyển tới OA muốn cấu hình rồi click icon “Ba chấm” chọn “Cấu hình tin nhắn yêu cầu cung cấp thông tin”.
Bước 3: Popup Cấu hình tin nhắn yêu cầu cung cấp thông tin hiện lên, bạn nhập các thông tin đã chuẩn bị ở trên vào popup, sau đó click “Lưu”.
Bước 4: Sau khi lưu cấu hình thành công, bạn có thể test bằng cách vào kênh OA của mình (trên giao diện mobile) sau đó nhấn “Quan tâm”.
Hoặc bạn nhắn 1 tin nhắn với Zalo OA, khi cuộc chat hiển thị ở Chatbox trên CRM, bạn nhấn gửi form chủ động.
Khi đó hệ thống sẽ gửi đi 1 form như dưới cho khách hàng.
Khách hàng nhấn vào form sẽ hiển thị lên form thu thập thông tin khách hàng, thông tin trên form này mặc định theo form Zalo cung cấp, không được thêm bớt trường thu thập.
Lưu ý: Với các domain có địa chỉ IP ở nước ngoài thì sẽ bị giới hạn Zalo không hỗ trợ gửi form thu thập thông tin khách hàng khi khách hàng tương tác với Zalo OA. Tham khảo chi tiết chính sách của Zalo tại đây.
C. GỬI TIN NHẮN TRUYỀN THÔNG CÁ NHÂN
Trên CRM, với tin nhắn truyền thông cá nhân, bạn có thể gửi bằng nhiều phương thức như sau:
- Gửi cho từng khách hàng.
- Gửi cho danh sách khách hàng.
- Gửi theo chiến dịch.
Sau đây bài viết sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng phương thức khác nhau:
I. Chuẩn bị mẫu tin nhắn MXH
Chuẩn bị mẫu tin nhắn ở đây chính là nội dung tin nhắn Zalo bạn muốn truyền thông đến từng khách hàng.
Chuẩn bị mẫu tin nhắn MXH giúp bạn lưu trữ lại nội dung và tái sử dụng cho những lần gửi tin chăm sóc (hoặc tiếp thị) tương tự tiếp theo.
Để chuẩn bị mẫu tin nhắn MXH (mạng xã hội) trên CRM, bạn thực hiện các bước hướng dẫn sau:
Bước 1: Vào menu “Marketing”, Chọn “Mẫu tin nhắn MXH”.
Bước 2: Tại màn hình danh sách, click vào nút “Thêm Mẫu tin nhắn MXH”.
Bước 3: Tại màn hình nhập thông tin chung mẫu tin nhắn MXH bạn nhập theo các thông tin sau:
Ghi chú:
- Tiêu đề tin nhắn: Tiêu đề để bạn quản lý nội bộ mẫu tin nhắn trên CRM. Bạn có thể đặt tiêu đề sao để dễ dàng tìm và chọn mẫu tin nhắn gửi tin.
- Loại tin nhắn: Chọn “Zalo”.
- Loại nội dung: Chọn “Văn bản”.
- Tình trạng: Khi bạn chọn “Hoạt động” được hiểu là mẫu tin nhắn này đang sử dụng.
Còn chọn “Không hoạt động” hiểu là mẫu tin nhắn này tạm ngưng/ngừng sử dụng.
Lưu ý: Nếu chọn “Hoạt động” thì mẫu tin nhắn đó sẽ hiển thị trong danh sách chọn khi bạn thực hiện chọn mẫu tin nhắn để gửi, ngược lại thì không.
Nếu sau này bạn không có nhu cầu sử dụng mẫu tin nhắn này nữa bạn hãy chuyển tình trạng về “Không hoạt động” thì lúc này mẫu tin nhắn sẽ không còn hiện thị trong danh sách để bạn lựa chọn gửi cho khách hàng.
Bước 4: Soạn nội dung tin nhắn MXH
- Chọn module: Chọn module khách hàng bạn hướng tới trong đợt gửi tin, ví dụ bạn muốn gửi tin nhắn tới Lead thì chọn modle Lead, việc chọn đúng module giúp bạn lựa chọn đúng các trường thông tin khách hàng muốn chèn vào nội dung tin nhắn.
- Soạn nội dung mẫu tin nhắn MXH và chèn biến.
Ví dụ: Bạn cần tạo 1 mẫu tin nhắn MXH có nội dung như sau:
“Chào chị Hường, CloudGO rất vui mừng thông báo siêu App CloudGO chuẩn bị ra mắt chính thức vào ngày 01/05/2025. Siêu App CloudGO với các tính năng hỗ trợ quản lý công việc, checkin-checkout chấm công và vô vàn tiện tích khác trên điện thoại. Hãy liên hệ ngay với CloudGO để được tư vấn và trải nghiệm sản phẩm cực kỳ HOT này nhé!
Lưu ý: Chính sách ưu đãi 100% dành cho 10 Khách hàng đăng ký trải nghiệm tiên phong. Hạn đăng ký trước ngày 30/03/2025”.
Trong nội dung này, bạn muốn chèn biến để cá nhân hoá tin nhắn theo từng khách hàng, bạn có thể chèn các biến như sau:
- Bạn tiến hành thay nội dung “Chị” = biến “Danh xưng” tương ứng.
- Bạn tiến hành thay nội dung “Tên khách hàng” (Hường) = biến “Họ và tên” tương ứng.
(Nếu nội dung tin nhắn bạn cần soạn có các thông tin khác như số điện thoại, địa chỉ bạn cũng chèn các biến tương ứng).
Sau khi chèn biến, phần nội dung mẫu tin nhắn MXH mà bạn soạn sẽ hiển thị như sau:
Sau khi tạo xong bạn Nhấn “Lưu” lại mẫu tin nhắn MXH dạng danh sách vừa tạo.
Khi nhận được tin gửi từ OA, phía khách hàng sẽ nhận tin như thế này:
Lưu ý: Từ ngày 20/06/2023 Zalo không hỗ trợ tin nhắn MXH loại nội dung = “Danh sách” nữa, nên bài viết này sẽ không hướng dẫn khách hàng tạo loại mẫu tin nhắn này.
II. Gửi tin truyền thông cá nhân chủ động
Gửi chủ động nghĩa là bạn tìm – chọn khách hàng và thực hiện gửi, không thông qua Chiến dịch. Bạn có thể gửi cho từng khách hàng hoặc gửi cho 1 danh sách khách hàng.
Việc gửi tin nhắn chủ động các bước thao tác sẽ nhanh nhưng sẽ không có báo cáo hiệu quả gửi như gửi theo chiến dịch, bạn sẽ xem lịch sử gửi tin trong hồ sơ khách hàng hoặc trong module LS gửi tin nhắn MXH.
1. Chuẩn bị nội dung gửi
Chuẩn bị nội dung ở đây chính là nội dung tin nhắn Zalo bạn gửi tới khách hàng.
Bạn tham khảo các bước hướng dẫn chuẩn bị nội dung tin nhắn gửi mục I. Chuẩn bị mẫu tin nhắn MXH.
2. Tạo bộ lọc danh sách KHách hàng.
Đầu tiên bạn phải xác định được danh sách khách hàng đã quan tâm Zalo OA của mình trên CRM là những khách hàng nào. Vì dạng tin này chỉ được gửi tới Danh sách Khách hàng đang quan tâm OA.
(Ví dụ dưới đây được hướng dẫn thực hành ở module Lead, các module KH thô hoặc Người liên hệ bạn thao tác tương tự)
Bước 1: Tại màn hình danh sách Lead, bạn chọn icon “Dấu cộng”.
Bước 2: Tạo bộ lọc để lọc ra danh sách khách hàng được đồng bộ từ Zalo OA.
Để phân loại khách hàng về từ kênh OA của bạn dựa theo trường “Đã đồng bộ Zalo OA” trong hồ sơ khách hàng.
Thiết lập điều kiện lọc bộ lọc theo thông tin “Đồng bộ Zalo OA” = “Có”.
Sau khi nhấn “Lưu” thì hệ thống sẽ lọc ra tất cả danh sách khách hàng từ Zalo OA.
Bạn có 2 cách gửi tin nhắn cho dạng khách hàng đã quan tâm OA của mình.
3. Gửi tin nhắn
a. Gửi tại màn hình danh sách
Bước 1: Chọn xem bộ lọc “Lead từ Zalo OA”
Bước 2: Chọn khách hàng bạn muốn gửi tin nhắn.
Ghi chú:
- Chọn từng khách hàng.
- Chọn tất cả khách hàng trong 1 trang (mặc định là 20 khách hàng (dữ liệu)/ trang).
- Chọn tất cả khách hàng trong bộ lọc (có thể nhiều hơn 20 khách hàng (dữ liệu)).
Bước 3: Click vào icon “Ba chấm” chọn “Gửi Zalo OA”.
Bước 4: Tại popup gửi tin nhắn, bạn tiến hành chọn kênh Zalo OA của mình, chọn mẫu tin nhắn có sẵn (hoặc tạo mới) sau đó nhấn “Gửi”
Lưu ý: Trường hợp bạn có nhiều Zalo OA gắn vào CRM bạn cần chọn đúng Zalo OA bạn muốn gửi tin.
Bước 5: Nhấn “OK” để xác nhận chắc chắn muốn gửi tin nhắn đi.
Sau khi bạn xác nhận, hệ thống thông báo gửi tin nhắn thành công.
Kết quả tin nhắn hiển thị ở phía Khách hàng:
b. Gửi tại màn hình chi tiết
Bước 1: Chọn xem bộ lọc “Lead từ Zalo OA”.
Bước 2: Chọn xem chi tiết hồ sơ khách hàng bạn muốn gửi tin.
Bước 3: Trong màn hình chi tiết hồ sơ khách hàng, bạn click vào icon 3 chấm chọn “Gửi Zalo OA”.
Bước 4: Tại popup gửi tin nhắn, tương tự như hướng dẫn trước đó, bạn tiến hành chọn kênh Zalo OA của mình, chọn mẫu tin nhắn có sẵn (hoặc tạo mới) sau đó nhấn “Gửi”.
Lưu ý: Trường hợp bạn có nhiều Zalo OA gắn vào CRM bạn cần chọn đúng Zalo OA bạn muốn gửi tin.
Sau khi bạn xác nhận, hệ thống thông báo gửi tin nhắn thành công.
4. Xem kết quả gửi tin
a. Xem trong hồ sơ Khách hàng
Sau khi bạn gửi tin nhắn tới khách hàng, bạn có thể xem lại log lịch sử những tin nhắn đã gửi cho khách hàng như sau:
Bước 1: Chọn xem bộ lọc “Lead từ Zalo OA”.
Bước 2: Chọn xem chi tiết hồ sơ khách hàng bạn muốn xem lịch sử gửi tin.
Bước 3: Trong hồ sơ khách hàng, bạn vào “Xem thêm” chọn “Lịch sử tin nhắn MXH”.
Trong phần lịch sử tin nhắn sẽ cho phép bạn xem lại toàn bộ các tin nhắn đã gửi ra cho khách hàng.
b. Tạo báo cáo động
Ngoài cách xem lịch sử gửi tin trong hồ sơ khách hàng, bạn cũng có thể tạo báo cáo động dạng chi tiết hoặc dạng biểu đồ để theo dõi kết quả gửi tin vừa thực hiện, bạn có thể tham khảo các bước sau đây để tạo báo cáo theo dõi kết quả:
Bước 1: Truy cập vào module “Báo cáo”.
Bước 2: Nhấn “Thêm báo cáo” -> Chọn loại báo cáo muốn thêm (Ví dụ báo cáo biểu đồ).
Tham khảo chi tiết về các loại báo cáo động tại đây.
Bước 3: Tạo báo cáo biểu đồ theo hướng dẫn như hình bên dưới:
Thiết lập điều kiện lọc rồi nhấn “Tiếp theo”.
Ở đây bạn có thể lọc theo mẫu tin nhắn MXH hoặc lọc theo ngày tạo lịch sử gửi tin MXH (tuỳ theo nhu cầu).
Lựa chọn biểu đồ hiển thị.
Kết quả báo cáo:
III. Gửi tin truyền thông cá nhân theo chiến dịch
Việc gửi tin nhắn bằng chiến dịch giúp bạn thống kê được tình trạng tin nhắn gửi đến khách hàng.
Để gửi tin nhắn Zalo OA bằng chiến dịch bạn thực hiện các bước chuẩn bị như sau:
1. Chuẩn bị nội dung
Chuẩn bị nội dung ở đây chính là nội dung tin nhắn Zalo bạn gửi tới khách hàng.
Bạn tham khảo các bước hướng dẫn chuẩn bị nội dung tin nhắn gửi mục I. Chuẩn bị tin nhắn MXH.
2. Tạo bộ lọc danh sách khách hàng
Đầu tiên bạn phải xác định được danh sách khách hàng đã quan tâm Zalo OA của mình trên CRM là những khách hàng nào. Vì dạng tin này chỉ được gửi tới DS Khách hàng đang quan tâm OA.
(Ví dụ dưới đây được hướng dẫn thực hành ở module Lead, các module KH thô hoặc Người liên hệ bạn thao tác tương tự).
Bước 1: Tại màn hình danh sách Lead, bạn chọn icon “Dấu cộng”.
Bước 2: Tạo bộ lọc để lọc ra danh sách khách hàng được đồng bộ từ Zalo OA.
Để phân loại khách hàng về từ kênh OA của bạn dựa theo trường “Đã đồng bộ Zalo OA” trong hồ sơ khách hàng.
Thiết lập điều kiện lọc bộ lọc theo thông tin “Đồng bộ Zalo OA” = “Có”.
Sau khi nhấn “Lưu” thì hệ thống sẽ lọc ra tất cả danh sách khách hàng từ Zalo OA.
3. Tạo Marketing List
Marketing List chính là khách hàng mục tiêu bạn sẽ gửi tin nhắn trong chiến dịch này, để tạo Marketing List bạn thực hiện các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào module “Marketing List”.
Bước 2: Tại màn hình danh sách Marketing List, bạn chọn “Thêm Marketing List”.
Bước 3: Tại màn hình tạo mới, bạn nhập thông tin và “Lưu”.
Kết quả khi tạo 1 MKT List thành công:
Bước 4: Chọn khách hàng vào Marketing List.
Sau khi tạo MKT xong, bạn đưa bộ lọc (đã tạo trước đó) vào Marketing List.
Tuỳ theo từng đối tượng khách hàng bạn hướng tới trong chiến dịch mà chọn tab “Khách hàng” (KH thô, Lead, Người liên hệ) tương ứng, bạn có thể chọn 1 hoặc cả 3 đối tượng đều được (miễn đúng mục đích, đối tượng khách hàng của mình).
(Ví dụ ở đây thực hành chọn tab “Lead”).
Chọn bộ lọc đã tạo trước đó đưa vào MKT list. Bạn cũng có thể chọn từng Lead hoặc Thêm mới Lead tại đây.
Nhấn “Ok” để xác nhận đưa bộ lọc vào Marketing List.
Sau khi nhấn xác nhận, hệ thống tự động đưa danh sách khách hàng trong bộ lọc vào Marketing List đã tạo. Bạn nhấn F5 để hệ thống cập nhật danh sách vừa đưa vào.
Tương tự, nếu danh sách khách hàng hướng tới trong chiến dịch này gồm nhiều đối tượng ở các module khác nhau (Liên hệ, KH thô) thì bạn có thể thực hiện lần lượt các bộ lọc ở các module rồi đưa bộ lọc vào Marketing List này.
4. Tạo Chiến dịch
Bước 1: Truy cập vào module “Chiến dịch”.
Bước 2: Tại màn hình danh sách, bạn chọn “Thêm chiến dịch”.
Bước 3: Nhập thông tin chiến dịch như hình bên dưới và nhấn “Lưu”.
Ghi chú
1.Tên chiến dịch: Tên của chiến dịch (bạn nên đặt tên chiến dịch biểu đạt đúng mục đích chạy chiến dịch).
2. Tình trạng: Chọn tình trạng chiến dịch (Lên kế hoạch/hoạt động/ngừng hoạt động/hoàn thành/đã hủy).
3. Loại chiến dịch: Chọn loại “Mạng xã hội”.
4. Mục đích: Chọn mục đích “Chăm sóc khách hàng”.
5. Ngày bắt đầu: Chọn ngày bắt đầu chiến dịch.
6. Ngày kết thúc: Chọn ngày kết thúc chiến dịch.
7. Đối tượng hướng tới: Đối tượng hướng tới của chiến dịch.
Ví dụ: Đối tượng hướng tới của chiến dịch gửi bài viết zalo là những khách hàng có quan tâm trên kênh OA của bạn trong năm nay
8. Chỉ tiêu: Chỉ tiêu phải đạt được khi chạy chiến dịch thường sẽ bằng tổng số khách hàng có trong Marketing List.
9. Giao cho: Nhân viên phụ trách chiến dịch này (có thể chọn nhiều nhân viên cùng phụ trách)
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin bạn nhấn “Lưu”.
Sau khi tạo chiến dịch thành công, bạn tiến hành đưa Marketing List vào chiến dịch.
Chọn Marketing List cần thêm, bạn có thể đưa nhiều Marketing List vào chiến dịch (tuỳ theo mục đích của chiến dịch và đối tượng khách hàng hướng đến).
Kết quả sau khi đưa Marketing List vào chiến dịch thành công:
5. Chạy chiến dịch
Bước 1: Vào màn hình chi tiết Chiến dịch, click vào nút “Gửi Zalo OA”.
Bước 2: Tại popup gửi tin nhắn, tương tự như hướng dẫn trước đó, bạn tiến hành chọn kênh Zalo OA của mình, chọn mẫu tin nhắn có sẵn (hoặc tạo mới) sau đó nhấn “Gửi”.
Lưu ý: Trường hợp bạn có nhiều Zalo OA gắn vào CRM bạn cần chọn đúng Zalo OA bạn muốn gửi tin.
Bước 3: Nhấn “Ok” để xác nhận chắc chắn muốn gửi tin nhắn đi.
Sau khi bạn xác nhận, hệ thống thông báo gửi tin nhắn thành công và đưa hàng hàng đợi, chạy chế độ chạy nền.
6. Xem kết quả gửi tin
Bước 1: Tại màn hình chi tiết chiến dịch, bạn chọn “Xem báo cáo MXH”.
Bước 2: Xem kết quả báo cáo chạy chiến dịch.
D. GỬI BÀI VIẾT BROADCAST THEO CHIẾN DỊCH
- Thời gian gửi tin nhắn: từ 06h – 20h hằng ngày. Nếu bạn gửi tin nhắn Broadcast Zalo sau 20h tin nhắn được duyệt vào ngày hôm sau.
- Thời gian duyệt và gửi: trong vòng 30 phút. BQT Zalo cũng có quyền từ chối những tin nhắn có nội dung không hợp lệ. Và có quyền khóa các tài khoản OA vi phạm điều khoản hoạt động mà không cần báo trước.
- Các tin Broadcast phải gửi cách nhau ít nhất 30 phút.
- 1 tháng bạn được gửi tối đa 4 tin truyền thông (bao gồm cả tin Cá nhân và tin Broadcast)
Để gửi bài viết bằng chiến dịch bạn thực hiện các bước chuẩn bị như sau:
I. Chuẩn bị bài viết Broadcast
Chuẩn bị nội dung ở đây chính là nội dung bài viết bạn gửi tới khách hàng. Bạn có thể gửi từ những bài viết được soạn trên Zalo OA sau đó đồng bộ về hệ thống CRM để thực hiện gửi đi từ CRM.
1. Đăng bài viết lên Zalo OA (đối với bài viết mới)
Sau khi bạn soạn thảo 1 bài viết theo kịch bản (CSKH/Quảng Cáo) bạn tiến hành đăng bài viết này lên trên kênh OA của mình để đồng bộ bài viết về CRM thực hiện gửi bài viết qua Zalo.
Bước 1: Đăng nhập vào Zalo OA (trên Web).
Bước 2: Chọn “Nội dung” để quản lý bài viết của kênh OA của bạn.
Bước 3: Tạo bài viết mới.
Tham khảo hướng dẫn cách tạo bài viết (nội dung) trên Zalo OA.
Tham khảo cách quản lý bài viết broadcast.
Lưu ý: Soạn bài viết trên Zalo xong thì phải gửi đi trong vòng 15 ngày, nếu không bài viết sẽ bị khóa bởi Zalo và không đồng bộ về CRM được.
2. Đồng bộ bài viết từ Zalo OA về CRM
Để đồng bộ bài viết về bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập vào Menu “Marketing” chọn “Bài viết MXH”.
Bước 2: Tại màn hình danh sách, click vào chọn “Đồng bộ bài viết”.
Lưu ý: Chức năng “Thêm Bài viết MXH” chỉ dành cho tính năng tích hợp Facebook (CRM hiện chưa hỗ trợ), bạn vui lòng không sử dụng trong tích hợp Zalo.
Bước 3: Chọn kênh OA bạn muốn đồng bộ bài viết về (trường hợp bạn có nhiều kênh OA).
Bước 4: Cuối cùng bạn tắt popup và resfresh (F5) lại trang để kiểm tra bài viết.
II. Tạo Marketing List
Marketing List chính là khách hàng mục tiêu bạn sẽ gửi bài viết trong chiến dịch này, để tạo Marketing List bạn thực hiện các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào module “Marketing List”.
Bước 2: Tại màn hình danh sách Marketing List, bạn chọn “Thêm Marketing List”.
Bước 3: Tại màn hình tạo mới, bạn nhập thông tin và “Lưu”.
Tiếp theo, bạn tiến hành lọc đối tượng người dùng muốn hướng đến để tiếp thị tại mục “Bộ lọc người dùng trên Zalo”, sau đó click “Lưu” để lưu lại Marketing List vừa tạo.
Khi thiết lập những tiêu chí lọc như trên, hệ thống tự cập nhật và đưa khách hàng vào Marketing List. Kết quả khi tạo 1 Marketing List thành công:
III. Tạo Chiến dịch
1. Tạo chiến dịch
Bước 1: Truy cập vào module “Chiến dịch”.
Bước 2: Tại màn hình danh sách, bạn chọn “Thêm chiến dịch”.
Bước 3: Nhập thông tin chiến dịch và nhấn “Lưu”.
Ghi chú
1.Tên chiến dịch: Tên của chiến dịch (bạn nên đặt tên chiến dịch biểu đạt đúng mục đích chạy chiến dịch).
2. Tình trạng: Chọn tình trạng chiến dịch (Lên kế hoạch/hoạt động/ngừng hoạt động/hoàn thành/đã hủy).
3. Loại chiến dịch: Chọn loại “Mạng xã hội”.
4. Mục đích: Chọn mục đích “Chăm sóc khách hàng” hoặc “Quảng cáo” tuỳ theo mục đích chạy chiến dịch.
5. Ngày bắt đầu: Chọn ngày bắt đầu chạy chiến dịch.
6. Ngày kết thúc: Chọn ngày kết thúc chạy chiến dịch.
7. Đối tượng hướng tới: Khách hàng mục tiêu hướng tới của chiến dịch.
Ví dụ: Đối tượng hướng tới của chiến dịch này là Người dùng đang quan tâm OA “Kênh nội bộ CloudGO”
8. Chỉ tiêu: Chỉ tiêu cần đạt được khi chạy chiến dịch.
9. Giao cho: Nhân viên phụ trách chiến dịch này (có thể chọn nhiều nhân viên cùng phụ trách).
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin bạn nhấn “Lưu”.
2. Thêm MKT List vào chiến dịch
Sau khi tạo chiến dịch thành công, bạn tiến hành đưa Marketing List vào chiến dịch.
Chọn Marketing List cần thêm, bạn có thể chọn nhiều Marketing List vào cùng chiến dịch (miễn sao phù hợp với mục đích ban đầu gửi bài viết).
Kết quả sau khi đưa MKT List vào chiến dịch thành công:
IV. Chạy chiến dịch
Trước khi gửi bài viết theo Chiến dịch, bạn cần xác định bài viết cần gửi để thêm vào Chiến dịch tiếp thị quảng cáo:
Bước 1: Tại màn hình thông tin chi tiết một Chiến dịch, click vào “Xem thêm” chọn Tab “Bài viết MXH”.
Bước 2: Click vào “Chọn bài viết MXH”.
Bước 4: Chọn bài viết để gửi.
Kết quả sau khi thêm thành công bài viết cho Chiến dịch:
Bước 5: Click vào biểu tượng để gửi hàng loạt cho khách hàng.
Bước 6: Màn hình Gửi bài viết hàng loạt hiện lên, click vào nút “Gửi” để tiến hành gửi bài viết.
Ghi chú:
- Bài viết được chọn: Bài viết được đồng bộ từ kênh OA về CRM và được thêm vào chiến dịch
- Gửi từ: Gửi từ kênh OA của bạn
- Danh sách mục tiêu: Danh sách khách hàng mục tiêu của Chiến dịch (chính là những khách hàng thuộc Marketing List bạn đã thêm vào Chiến dịch)
- Kế hoạch gửi:
+ Gửi ngay: Bạn có thể gửi ngay lúc này
+ Gửi “Lập Lịch”: Bạn có thể thiết lập ngày và giờ gửi theo kế hoạch.
Bước 7: Xác nhận “OK” để đồng ý gửi bài viết hàng loạt.
Sau khi gửi thành công, hệ thống sẽ gửi thông báo:
Ví dụ minh hoạ 1 tin nhắn dạng bài viết broadcast được gửi đến người theo dõi kênh:
Lưu ý:
- Sau khi đã thực hiện xong các thao tác ở trên, bài viết không gửi liền mà sẽ chờ quản trị OA duyệt bài, thường sau 30 phút kể từ thời điểm gửi bài viết trên CRM khách hàng sẽ nhận được bài viết.
- Soạn bài viết trên Zalo xong thì phải gửi đi trong vòng 15 ngày, nếu không bài viết sẽ bị khóa bởi Zalo và người nhận sẽ không đọc được nữa.
- Với gói OA trả phí, 1 tháng bạn được gửi tối đa 4 tin truyền thông (bao gồm cả tin cá nhân và tin bài viết broadcast).
V. Xem kết quả gửi bài viết
Ở màn hình này, bạn có thể xem được những bài viết nào đã chạy cho Chiến dịch và đã gửi cho nhóm đối tượng khách hàng nào:
Bước 1: Tại màn hình chi tiết Chiến dịch, click vào “Xem thêm”, chọn “Lịch sử bài viết MXH”.
Bước 2: Tại đây, bạn có thể xem các thông tin: thời gian gửi, số lần gửi…
Nếu muốn xem chi tiết trạng thái gửi (Chờ gửi/Thành công/Thất bại) bằng cách click vào icon hình mắt ở dòng lịch sử muốn xem
Ngoài ra, Quản trị viên có thể xem lịch sử gửi bài viết ở Zalo OA tại menu “Broadcast”.
Trường hợp bạn bài viết của bạn “Không gửi được” bạn tham khảo các lí do tại đây.
E. GỬI TIN NHẮN PHẢN HỒI TỪ CHATBOX
Thông qua tính năng Chatbox Người dùng CRM có thể tiếp nhận cuộc chat và phản hồi lại khách hàng trực tiếp trên hệ thống CRM mà không cần phải thực hiện trên kênh Zalo OA, Fanpage Facebook. Ngoài ra tất cả lịch sử tương tác từ MXH sẽ được quản lý trong hồ sơ khách hàng giúp bạn dễ dàng quản lý, tra cứu và xây dựng kho dữ liệu khách hàng 360 độ.
Trên thanh công cụ bạn click vào icon “Tin nhắn” để vào Chatbox trên CRM.
(Lưu ý để thấy được Chatbox, Người dùng phải nằm trong danh sách được cấu hình quyền hạn ở mục B. CẤU HÌNH – III. Cấu hình quản lý – 3. Cấu hình quyền hạn.
Khi khách hàng inbox vào OA của bạn, việc tiếp theo bạn cần tương tác phản hồi để chăm sóc khách hàng.
Ngoài gửi tin nhắn phản hồi thông qua hộp chat Zalo ở thanh công cụ, bạn có thể vào trong từng profile khách hàng để chat với khách.
Ví dụ vào profile khách hàng từ màn hình Chatbox:
Hoặc vào profile khách hàng từ màn hình danh sách khách hàng:
Tất cả các nội dung khách hàng đã tương tác trao đổi với mình, sẽ được lưu trữ trong profile khách hàng. Để xem lại những nội dung tương tác này, tại profile khách hàng, bạn nhấn “Xem thêm” -> “Tương tác MXH”
Tính năng Chatbox Zalo không chỉ đơn thuần là gửi tin nhắn phản hồi mà trên hộp chat bạn còn có thể thực hiện nhiều thao tác khác, bạn có thể tham khảo chi tiết hướng dẫn sử dụng Chatbox tại đây.
Chúc bạn thao tác thành công!
Trong quá trình sử dụng, nếu bạn cần hỗ trợ thêm thông tin hoặc gặp khó khăn ở các bước thao tác, hãy liên hệ với CloudGO qua các kênh sau:
1. Gửi qua ứng dụng “My CloudGO” trên Miniapp (Zalo).
2. Gửi qua Zalo OA “CloudGO – Kênh chăm sóc khách hàng”.
3. Gửi đến email “support@cloudgo.vn”.
4. Gửi trực tiếp trên hệ thống phần mềm của Quý khách hàng.
5. Gửi trực tiếp trên nhóm Zalo hỗ trợ (*).
(*) Chỉ áp dụng cho nhóm khách hàng có đăng ký gói hỗ trợ 1:1.
Thời gian xử lý ticket: trong vòng 4h – 48h làm việc (tùy theo mức độ sự cố).
Tham khảo hướng dẫn gửi Ticket cho CloudGO tại đây.